7 Pasos para seleccionar un sistema ERP para tu empresa
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El proceso de evaluar y seleccionar un sistema de Planificación de Recursos Empresariales (ERP) para tu pequeña o mediana empresa puede llegar a ser una tarea muy compleja. La implementación del mismo debe aportar ventajas claves competitivas para la organización, por lo tanto es una decisión que no debe tomarse a la ligera.
Hoy en día existe mucha información y una gran cantidad iniciativas en el mercado, sin embargo, es necesario obtener el software de ERP que mejor se adapte a las necesidades de la organización.
Muchas organizaciones carecen de la experiencia interna para efectuar un sistema ERP. Imaginar la posibilidad de emplear o contratar a un equipo de consultores con experiencia que puedan guiarte a través del proceso de selección te evitará perder tiempo y también dinero.
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En Bits Solutions te explicamos 7 pasos básicos para guiarte a la hora de elegir el sistema ERP más adecuado para alcanzar tus objetivos, lo que aumentará las probabilidades de éxito de tu proyecto.
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Crear un equipo de trabajo
El primer paso en la selección de un sistema ERP es crear un comité de selección. Estos serán los encargados de tomar las decisiones en representación de los diferentes departamentos de la organización.
Para crear un equipo de trabajo íntegro, proactivo y eficiente es necesario:
- Elegir a un líder de equipo: Si bien la elección de un software de Planificación de Recursos Empresariales debe ser una decisión conjunta y es necesario contar con el apoyo de los ejecutivos de la organización, un líder con conocimientos sobre el negocio y la industria será capaz de tomar la iniciativa en todo el proceso y velar por la selección del sistema más idóneo.
- Todos los miembros del equipo de trabajo deben comprometerse con todo el proceso de selección del sistema ERP y con el tiempo que esto supone.
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Evaluar las necesidades de la empresa
Un factor fundamental a la hora de seleccionar un sistema ERP es partir desde las necesidades de la empresa y no desde las características del software.
Los miembros del equipo deben definir cuáles son los problemas de la organización que necesitan ser solucionados. Para ello se puede transcribir una lista con lo que la empresa quiere lograr, como por ejemplo:
- Facilitar a los clientes fechas de envío más exactas
- Contar con un 98% de precisión en el inventario
También es necesario hacer una lista de logros de mayor importancia, que involucren la formación de los empleados y la simplificación de los procesos, para acrecentar la rentabilidad y el ambiente laboral.
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Priorizar los logros
Al ordenar los elementos del listado de necesidades y logros el equipo de trabajo puede tomar decisiones más acertadas a la hora de elegir el software que mejor se adapte a la empresa.
Una vez ordenados, se deben evaluar todas las opciones de sistema ERP para establecer cuál de estas es la que mejor se adapta a la organización.
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¿Cuál es el presupuesto?
A la hora de seleccionar un sistema ERP, todas las empresas buscan reducir los costos; sin embargo, es muy importante hacer una inversión que valga un poco más pero que responda las necesidades de la organización.
Si decides contratar un equipo de consultores, estos te ayudarán a seleccionar la herramienta más conveniente según el presupuesto que la empresa maneje para la implementación y las expectativas a corto, mediano y largo plazo.
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Seleccionar y contactar con los proveedores
Los consultores ayudarán al equipo de trabajo a localizar un proveedor que ofrezca el sistema correcto para la organización. Lo más importante es tener siempre presente la lista de objetivos, el número aproximado de usuarios y el presupuesto.
Es conveniente contactar directamente a los proveedores para aclarar todas las dudas que puedan surgir durante la investigación del sistema ERP. Asegurate de que la empresa de consultoría con la que estás evaluando el software te brinde toda la información y se dé el tiempo de conocer tanto tu empresa como tus procesos para poder brindarte la mejor alternativa de acuerdo a tus necesidades.
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Pide referencias
Una vez creas que has seleccionado a tu proveedor, solicitale referencias por parte de otros clientes; esto te permitirá comprobar las características, la relación calidad/precio y si el software es capaz de cumplir con las expectativas de tu proyecto.
Los comentarios, bien sea positivos o negativos, te ayudarán a decidirte o a profundizar aun más en la investigación. Aspectos como la atención al cliente, la capacitación, el grado de compromiso o los costos, son fundamentales y pueden ser de gran ayuda para finalizar el proceso de selección.
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Preparar a la plantilla para el cambio
Implementar un sistema ERP puede suponer un cambio drástico para muchas empresas, especialmente si sus trabajadores no han utilizado uno anteriormente. La transparencia durante todo el proceso es importante, así como también mantener a los empleados informados y darles la oportunidad de participar.
Es muy probable que la primera reacción del personal sea una resistencia al cambio y miedo por la incertidumbre que supone esta nueva herramienta así como las prácticas que trae consigo, por esto es importante que exista comunicación y mucha información de parte de los líderes al equipo.
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