Importancia de adoptar los sistemas administrativos

Todos los sistemas administrativos determinan una serie de procedimientos que deben ser respetados por los miembros de una compañía a la hora de tomar decisiones. Esta compleja red se encuentra integrada en la estructura misma de la empresa y permite que cada paso que dé cualquiera de sus integrantes apunte hacia los mismos fines.

Permiten el manejo adecuado de los bienes, funciones e información de una empresa, con el fin de generar una indicación confiable de su situación y sus operaciones en el mercado.

Optar por los sistemas administrativos para gestionar la empresa puede traer beneficios en el mediano y  largo plazo: del control del flujo de caja al relacionamiento con los clientes, los procesos tienden a ser más simples cuando son automatizados. Pero es preciso prestar atención para hacer la elección correcta y no desperdiciar dinero.

Para mejorar la gestión  de tu empresa, es preciso prestar atención a dos tipos de sistemas administrativos principales: el ERP (sigla en inglés para Planificación de Recursos Empresariales) y el CRM (sigla en inglés para Gestión de Relacionamiento con el Cliente):

Enterprise Resource Planning (ERP)

El ERP ayuda a calcular cuántos recursos (materia prima, insumos, etc.) son necesarios para la ejecución de las actividades de la empresa en determinado periodo. De esta forma, es posible controlar los costos y analizar la marcha de los proyectos.

Customer Relationship Management (CRM)

El CRM cumple el papel de registrar todos los contactos de la empresa con tus clientes. Este sistema administrativo almacena informaciones como la última compra realizada y el volumen comercializado a lo largo de un determinado tiempo, entre otros hábitos del consumidor. Por medio de este, es posible fortalecer el relacionamiento con los clientes y evaluar el desempeño de los vendedores.

Ventajas de adoptar sistemas administrativos

• Facilitar el reconocimiento de los problemas.
• Automatizar procesos.
• Mejorar la planificación  del ciclo de vida de los productos.
• Centralizar el control y la gestión.
• Evitar situaciones de calamidad  operacional.
• Permitir una visión amplia de la empresa.
• Garantizar la fluidez  y la armonía de los procesos.
• Reducir costos y mejorar la productividad.
• Fortalecer la gestión enfocada en el largo plazo.

Cómo saber cuál de los sistemas administrativos es el correcto

Es fundamental encontrar sistemas administrativos que cumplan con los requisitos deseados, sin adoptar un proceso demasiado complejo.

Si son muy complicados, es probable que tus trabajadores rechacen la innovación, sin dejar los antiguos métodos. Además, mientras más completo sean los sistemas administrativos, más caro será y más tiempo necesitarás para aprender a operarlo.

En otras palabras, la misión es encontrar el mejor costo-beneficio para tus necesidades.

Los sistemas administrativos deben ser tan robustos como sea posible, presentando el mínimo de vulnerabilidades. Además de esto, deben ofrecer recursos como backups periódicos y garantizar el sigilo de la información.

Mientras más adaptable sean los sistemas administrativos a las necesidades de tu empresa, mejor, ya que no necesitarás pagar por lo que no usas y podrás trabajar de forma simplificada.

Nadie quiere implementar sistemas administrativos complejos y de difícil aprendizaje, pues como observamos antes, puede tener un efecto negativo entre los trabajadores.

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