¿Qué es SAP Business One?

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SAP es la empresa líder a nivel mundial en software empresarial para todo tipo de industrias, en su portafolio de productos cuenta con tres opciones de ERP enfocadas a satisfacer las necesidades de las empresas según el tamaño y complejidad de sus procesos. A continuación te los presentamos:

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• SAP Business One: Software de gestión de negocios dirigido a PYMES y empresas en crecimiento.
• SAP All in one: La solución de SAP para empresas medianas y grandes.
• R3: Es el ERP que puede ser modificado para personalizarlo según las necesidades de la empresa.

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En este artículo te hablaremos más específicamente de la solución SAP Business One para Pymes, para que conozcas todo sobre sus características y su proceso de implementación y de esta manera puedas tomar una decisión adecuada.

 

¿Qué es SAP Business One?

Es el software gestión empresarial creado por SAP para ayudar a las Pymes a optimizar y automatizar sus procesos de negocio. Esta solución le permite a las empresas en crecimiento gestionar y controlar las distintas áreas tanto administrativas como operativas, teniendo una única base de datos lo que te permite acceder a la información de manera integrada y estandarizada.

Contar con este software te proporciona la capacidad de crecer junto con la empresa, siendo una solución simple pero potente capaz de adaptarse a las necesidades que surgen del crecimiento natural de la compañía.

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¿Cómo saber si tu empresa requiere implementar SAP Business One?

Si quieres saber si SAP Business One es lo que necesitas debes poner atención a distintas situaciones que pueden estar ocurriendo en tu empresa:

•  Es difícil tener información confiable y a tiempo.
•  Se utilizan distintos sistemas para procesar la información.
•  Hay incongruencias entre los números de dos departamentos distintos sobre el mismo dato.
•  Se pierde mucho tiempo en recapturas de datos.
• Tu sistema actual ya no es suficiente para controlar la empresa y no puede ser mejorado.

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Módulos de SAP Business One

SAP Business One es una herramienta integral que te permite controlar las áreas de tu empresa, se divide en módulos; sin embargo, cada uno de estos a pesar de ser independiente para su funcionamiento, comparte una misma base de datos con el resto de ellos.

Esto hace que toda la información generada se almacene en una base única y obtengas datos consistentes e información confiable, minimizando el margen de error al recapturar los datos en cada uno de tus procesos.

Por ejemplo, al realizar una orden de venta, este dato se actualiza en tu almacén y registro contable.

Los módulos de SAP Business One son:

• Ventas y CRM
• Planeación y Producción
• Inventarios
• Compras
• Cuentas por Pagar
• Cuentas Cobrar
• Bancos
• Finanzas
• Movilidad e Inteligencia de Negocios

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¿Qué es lo que obtendrás con la implementación de SAP Business One?

Además del orden y facilidad que obtendrás para manejar todos tus procesos, algunos de los múltiples beneficios de SAP Business One son:

• Eliminación de recapturas y optimización en tiempos de trabajo.
• Estandarización de tus procesos.
• Información fiable y rápida en tiempo real.
• Reportes personalizados.
• Integración de la información en todas las áreas de la empresa.
• Reducción de costos de producción al integrar la planeación y control.
• Mejor seguimiento de cartera vencida.
• Movilidad de tu sistema SAP Business One.

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Proceso de evaluación de SAP Business One

Para que puedas saber si tu empresa está lista para implementar la solución SAP Business One te recomendamos hacer lo siguiente: 

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• Haz una lista de las necesidades tanto de tu empresa como de tus empleados

Antes de iniciar con la evaluación de software ERP y tus proveedores, te recomendamos que realices en tu empresa el proceso llamado “discovery” por medio del cual podrás detectar las necesidades y problemáticas específicas de tu negocio para así poder llevar a cabo una evaluación más certera.

Cerciórate de cubrir todos los procesos e identificar en cada uno de ellos qué retos estás enfrentando y cuál es la necesidad presente, esto para cada una de las áreas y de igual manera para cada uno de tus empleados.

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• Investiga a fondo sobre la solución y a tus posibles proveedores

Para saber si SAP Business One es la opción adecuada para tu empresa, el primer paso es que te informes sobre su funcionamiento, características, costos y requerimientos, esto para saber si el software cubre las necesidades que tienes como empresa.

Es importante que evalúes bien a tus posibles proveedores para elegir a aquel que consideres que más que un proveedor de servicio, puede ser tu socio de negocio y te  ayude a aprovechar al máximo el sistema para ser más competitivo, tenga la capacidad de brindarte el soporte requerido tanto durante la implementación como después y te pueda asesorar en el manejo de esta poderosa herramienta.

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• Conoce los procesos de venta e implementación de tus prospectos de partner implementador de SAP

Es muy importante que preguntes todas las dudas que tengas acerca del proceso de evaluación, cotización, venta, alternativas de pago, licenciamiento, alcance de la solución, etc. y solicites una demostración en vivo en la cual un consultor especializado te pueda dar a conocer cómo funciona el financiamiento de SAP Business One, proceso de venta, esquema de pago, licenciamiento, etc. Posteriormente solicita una demostración en vivo de la solución, una pre-cotización, un análisis de tu compañía y una propuesta formal.

Puede que parezca un proceso muy largo para sólo tomar una decisión, pero una vez que la tomes estarás satisfecho de haberte tomado tu tiempo para analizar todos estos puntos para poder elegir  la mejor opción para implementar SAP Business One en tu empresa.

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Implementación de SAP Business One

La implementación de SAP Business One tiene un promedio de duración de doce semanas, dependiendo del giro y tamaño de la empresa así como de los procesos que lleve a cabo.

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En Bits Solutions hacemos un análisis de tus procesos de negocio para ayudar a tu empresa a ser más eficiente y ayudarte a optimizarlos en base a las mejores prácticas, de esta manera no solamente contarás con un sistema de gestión empresarial sino que estarás trabajando de una manera más ordenada y controlada

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