7 pasos para una implementación SAP Business One exitosa

 

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En el siguiente apartado se mostrarán 7 pasos que asegurarán que tu empresa tenga una implementación SAP Business One exitosa. 

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1. Análisis de los objetivos

Después de haber tomado la decisión de usar SAP Business One para su empresa, hay que tener en cuenta que la implementación SAP Business One es un proceso, por lo cual, no resolverá inmediatamente las necesidades de la empresa, pero a la larga se dará cuenta de que ha sido la mejor opción. 

Para comenazar el proceso de implementación SAP Business One se requiere que la empresa defina claramemte los objetivos que pretende lograr a través de la implementación y cómo van a ser medidos. Debemos recordar que los objetivos deben de ser claros y específicos, de lo contrario la implementación SAP Business One no será efectiva. 

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2. En busca del proveedor

El siguiente paso es encontrar el partner de implementación SAP Business One adecuado.

Una de las claves para lograrlo es buscar empresas que se especialicen en la implementación SAP Business One por industrias. De esa manera, tendrás la seguridad de que el partner cuenta con la experiencia necesaria para tu compañía.

Una vez hecho esto, averigua cuáles son las metodologías que utilizan; es decir, qué estándares son utilizados y reconocidos por industria, así como probados para entregar resultados tangibles.

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3. Control del presupuesto

Para poder controlar el presupuesto, necesitas identificar los costos reales de SAP Business One. 

Existen muchos proveedores que te ofrecerán una cifra inicial para la implementación SAP Business One. Sin embargo, conforme avance el proyecto, añadirán costos ya sea por tiempo o por consultoría, entre otras cosas.

Cuando se trata de presupuesto, es mejor que preguntes claramente qué NO está incluido en la oferta que te ofrecen. Puede ser migración de datos, trabajos de modificación o atención de emergencias. No hay forma de que sepas esto a menos que los proveedores lo aclaren, pero indiscutiblemente debe formar parte de tu plan de costos.

Idealmente, tu proveedor debería poder decir un costo invariable, que incluya todo lo mencionado anteriormente. Así, aunque parezca más caro de forma inicial, a la larga, será una mejor inversión.

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4. Integración del equipo

La implementación SAP Business One requiere un equipo especializado para que se gestionen las relaciones entre tu proveedor y tu empresa. Dicho equipo debe ser seleccionado entre tus áreas para que todas se sientan parte de la implementación de dicho cambio.

Sin embargo, el partner también debe proveer consultores que guíen a tu negocio a través de la implementación SAP Business One. Debes procurar que esto sea parte de la oferta de tu proveedor, ya que muchos sólo realizan la instalación del software, pero no realizan una alineación adecuada con tus procesos.

Lo mejor sería que el equipo de consultores se limitará a atender a tu proyecto, ya que de otra forma, es posible que no tengan la disponibilidad necesaria para atender tus dudas y necesidades.

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5. Capacitación y adaptación del software

El proveedor debe comprender los procesos y transacciones detrás de su cliente, de manera que se evite redundancia y poca claridad en los procesos para la exitosa implementación SAP Business One.

Una vez que se haya armonizado ese aspecto, es necesario comenzar un plan de entrenamiento para el equipo. Esto debe incluir las sesiones iniciales y generales, pero también sesiones de actualización y mejora del uso de SAP Business One.

La capacitación no es sólo importante para el uso del software, sino para su adaptación efectiva. Es común que, cuando no se da el entrenamiento adecuado, las personas recaigan en sus actividades previas, prefiriéndolas por ser conocidas y menos complejas de adoptar.

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6. Migración de datos

A la hora de migrar los datos para la implementación SAP Business One, es necesario ser realistas y analizar cuáles son los documentos clave de tus operaciones y asignar un volumen por relevancia. Entre tantos documentos, hay una línea gris que debe guiar tu decisión y que debe considerar los registros y la complejidad de los documentos que incluye. 

Es indispensable que en SAP Business One se verifique que tu proveedor garantitce la compatibilidad y lectura correcta de tus documentos, además de hacer un mapeo para ver como se irán guardando todos los archivos en el nuevo sistema. 

Antes de que el proyecto finalice y arranque, deberás revisar que la migración se haya llevado a cabo adecuadamente. Muchas de tus operaciones dependerán directamente de esto, por lo que es necesario prevenir y resolver cualquier problema antes de comenzar el uso de SAP Business One.

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7. Una vez que arrancó el proyecto…

No creas que cuando comienzas la operación se ha acabado todo. Es necesario que revises constantemente que todo vaya acorde a lo esperado y, si sucede de otra forma, consultar a tu proveedor para que lo adecúe.

Igualmente, no olvides la importancia de brindar capacitación constante a tu personal para que pueda hacer más efectivas sus operaciones en el software.

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