Pasos para comprar un sistema ERP

.Es posible que estés identificando señales en tu empresa que te indican que debes de considerar en comprar un sistema ERP, ya sea que te encuentres preocupado sobre los problemas existentes o porque estás buscando la manera de hacer crecer la empresa y tener un impacto positivo y medible sobre la productividad, toma de decisiones y procesos de tu empresa.

En Bits Solutions sabemos que el proceso de evaluar y comprar un sistema ERP es una tarea que a veces puede resultar muy compleja.

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Proceso para evaluar y comprar un sistema ERP

1. Decidir cambiar

Debes de estar consciente de que el comprar un sistema ERP puede ser de gran beneficio para tu empresa, esa toma de conciencia es grande y es un paso fundamental, pero hasta que se tome la decisión, tu negocio va a seguir funcionando como siempre lo ha hecho, tal vez sin darte cuenta de su potencial y limitando su crecimiento.

En los negocios, sabemos que el cambio es una constante que puede conducir un negocio hacia adelante o dejarlo varado por la evolución de su competencia, es por eso que el cambio, aunque puede parecer desalentador y costoso, es un componente clave en la prosperidad de las empresas.

En el largo plazo, el cambio vale la pena, descubrirás que el retorno de la inversión al comprar un sistema ERP supera las pérdidas sufridas debido a tus sistemas actuales o a la inexistencia de los mismos y vale la inversión que se debe hacer tanto en recursos como en tiempo.

Es momento de seguir adelante y buscar aún más, el paso siguiente es evaluar y definir las necesidades de la empresa. 

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2. Definir las necesidades de tu negocio al comprar un sistema ERP

Ahora que conoces algunos de los beneficios que comprar un sistema ERP puede proporcionar a tu organización, es posible que surjan dudas sobre qué es lo que debes hacer para evaluar de manera correcta después  comprar sistema ERP. Para simplificarlo podemos dividirlo en varios aspectos:

Proyecto – ¿Qué es lo que necesitas de un nuevo sistema?

Crea una lista de deseos y necesidades de todo lo que quisieras obtener después de comprar un sistema ERP. ¿De qué manera crees que el comprar un sistema ERP como SAP Business One, podría ayudarte a resolver las problemáticas de la empresa?, ¿cómo puede ayudarte comprar un sistema ERP a tener un negocio más productivo? Piensa acerca de los procesos que no son capaces de hacer hoy o que se hacen de forma ineficiente.

Prioridades – ¿Cuáles son los principales problemas que enfrentas al día de hoy por orden de importancia?

Es importante que sepas las deficiencias de tus sistemas y estés necesitando un sistema si no lo tienes;  por ello es necesario que revises las problemáticas que te han llevado a decidir cambiar por orden de importancia y cómo están afectando a tu negocio, de esta manera cada uno de estos temas se pueden abordar con la implementación del nuevo sistema, es importante involucrar a líderes de área para saber sus impresiones y requerimientos.

Reglas del juego – ¿Cómo debemos trabajar juntos?

Comprar un sistema ERP involucra la colaboración de personas y procesos. Es importante que te informes acerca de lo que comprende comprar un sistema ERP, apóyate en tu posible proveedor quien debe contar con la experiencia necesaria. Hacerlo te permitirá tener un panorama de certidumbre y disolver todas las dudas que puedas tener tanto en las funcionalidades del software del sistema ERP como en los beneficios para tu negocio. No olvides el entorno existente y los cambios adaptaciones que estás dispuesto a hacer sobre el mismo ya que éstos van a tener un efecto en tu empresa.

Comunicación: ¿Qué es lo que otros tienen que decir?

Después de que realizaste una investigación inicial y conoces más acerca de qué implica el comprar un sistema ERP y los beneficios que puedes obtener, consulta con las personas de tu equipo con las que hablaste acerca de las deficiencias de los sistemas actuales. La incorporación de todos los usuarios en el proceso de compra y la información que puedan brindarte ayuda a definir aún más claramente tus necesidades.

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3. Seleccionar el sistema correcto

Cuando ya has decidido cambiar y tienes enlistadas tus  necesidades por orden de importancia, y ya que tienes toda la información que necesitas para empezar a tomar decisiones informadas sobre comprar un sistema ERP es momento de elegir el que más se adapte a tus necesidades. Existe una amplia oferta de soluciones que pueden satisfacer las necesidades de tu negocio, por lo que es importante que conozcas las diferencias entre ellos y sus ventajas para tu empresa. Si estás buscando comprar un sistema ERP enfocado a las PYMES en crecimiento te recomendamos SAP Business One.

Al momento de evaluar, elegir y comprar sistema ERP para tu empresa, te recomendamos lo siguiente:

• Realiza una lista restringida de opciones a evaluar, asegúrate de tener en cuenta no sólo la funcionalidad de la solución, sino el soporte, la flexibilidad para crecer con tu empresa y el nivel de actualización que presenta la marca con visión en el futuro. 

• Obtener una demostración personalizada es la manera más sencilla de saber si el producto que estás evaluando puede satisfacer las necesidades de la empresa. Este es un buen momento para hablar con el posible proveedor acerca de los beneficios y resultados tangibles que puedes obtener al comprar un sistema ERP en tu empresa y aclarar todas las dudas que pudieras tener. 

• Destinar un presupuesto y comprender el costo total. Esto incluye entre otros conceptos, la implementación, las licencias, adecuaciones especiales, los costos de renovación y mejoras, el servicio de consultoría, la formación continua de tus empleados para obtener el máximo de su solución, por nombrar algunos. Comprar un sistema ERP es una gran inversión y es fundamental darle la importancia debida para aprovecharlo al máximo y lograr el éxito futuro de tu organización.
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  4. Elegir el socio adecuado

La elección del partner o proveedor adecuado es un paso crítico en el éxito al comprar un sistema ERP. Es importante que te asegures que estás recibiendo la mejor implementación, que cuentan con experiencia probada y que en un futuro después de la misma contarás con soporte y asesoría de excelencia para maximizar el potencial de tu empresa debido a que cuentan con la infraestructura y el personal especializado.

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La evaluación y elección al comprar un sistema ERP para tu empresa puede ser un proceso sencillo y ágil si realizas una planeación adecuada y te aseguras de saber qué es lo que necesita tu empresa y tu equipo de trabajo.

Apóyate en herramientas robustas y poderosas como SAP Business One, el sistema ERP para empresas en crecimiento que te ayudará a integrar todas las áreas de tu empresa y a optimizar tus procesos para alcanzar la rentabilidad y productividad que quieres para tu negocio.

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