Como adquirir licencias SAP Business One

Muchas veces, compañeros de trabajo o de otras empresas, me preguntan sobre cómo se licencia SAP, cuánto se paga, por qué no cambiamos a una solución Open Source, cuántos desarrollos se deben hacer sobre la instalación base y un sin fin de preguntas al respecto. Intentando mantener una filosofía KISS (Keep it Simple and Stupid), según el modelo de licenciamiento que se conoce, uno paga por un lado la compra inicial de licencias, y posteriormente, cada año paga un porcentaje sobre la compra, que podrá ser del 17% o del 22%.

Cuando se compra el ERP SAP, se compra un paquete, un “kit” conjunto de funcionalidades, y se deberán adquirir las licencias SAP Business One según el número de usuarios que se van a tener en el aplicativo (y según la tipología de los mismos). Lo más normal es que se adquieran en lo estándar y a groso modo, una por cada departamento que este involucrado en los procesos de la venta, compra, o de los empleados; Finanzas (FI), RRHH, *recursos humanos con cálculo de nómina, desarrollo personal, formación…. (PY, PD, PS, …..), Controlling y Planificación (CO, PA), Logística, compras y almacenamiento (LO, MM). De igual manera se incluyen los módulos de Calidad (QM), Mantenimiento (PM), Producción (PP) y Ventas (SD).

Si compramos una versión del ERP más específica para nuestro sector (los famosos verticales), es posible que en algunos casos encontremos funcionalidades o módulos más allá de lo básico que hemos mencionado arriba. Por ejemplo, las licencias SAP Business One para el sector sanitario encontramos IS-H (+ IS-H*MED), con un conjunto de funcionalidades específico para gestión de hospitales y pacientes.

Aparte de los “usuarios”, existe lo que se llaman motores. Así, tenemos el motor de cálculo de nómina, que según el número de trabajadores que se procesen en el cálculo de nómina, deberemos de adquirir tantos “paquetes de N trabajadores” como sean necesarios. Por ejemplo, tenemos 2000 trabajadores a los cuales les calculamos la nómina, entonces se deberán adquirir 4 paquetes de 500 trabajadores, así podremos ir aumentando según el crecimiento del negocio. También existen motores para por ejemplo, número de pacientes al año, etc.

Por último, al importe de la compra de licencias se le debe de incrementar un porcentaje por uso de la base de datos correspondiente. Es decir, si nuestro SAP lo tenemos bajo una base de datos Oracle, pagaremos un porcentaje determinado, si es sobre DB2, otro, etc….

Con la cifra final que tengamos, se debe de calcular el mantenimiento anual que se debe cubrir. En este mantenimiento tenemos dos versiones; el Standard y el Enterprise, y que según el plan adquirido se deberá calcular dentro del costo a invertir.

Directo desde SAP, se hace la recomendación a los usuarios de adquirir la versión Enterprise, ya que con esto se tiene derecho a los upgrades (optimizaciones), parches, soporte de alto nivel con SLAs mejorados, y a una serie de características que se pueden ver en la propia Web de SAP.

Para cada producto SAP se requiere una licencia y esta se debe adquirir, en importe por usuario (y tipología de usuario) + un importe por motor. Así se obtiene también acceso a Business Objects, Document Access, además las nuevas soluciones de movilidad, entre otras opciones.

Sobre la pregunta de, ¿A quién le compro? En Chihuahua y estados vecinos, para las licencias SAP Business One el distribuidor autorizado exclusivo es Bits Business Technologies, donde un ejecutivo podrá visitarle en su negocio, y realizar lado a lado con el un análisis detallado de la solución de SAP más adecuada al tamaño y capacidad de su empresa. Realizando la instalación de los módulos, además de capacitar a todo el personal que usara el ERP paso a paso. Contara también con constante asesoría y mantenimiento de así requerirse.

Existen algunos mitos en la sociedad que impiden que muchas PyMEs se atrevan a adquirir un Software de Gestión Empresarial en sus compañías, muchos piensan que se trata de una herramienta compleja; otros creen que implica un alto costo implementarlo; algunos aseguran que es un proceso demorado y otra gran cantidad afirma que solo puede ser manejado por grandes empresas. Todas estas creencias se convierten en una barrera que hace que algunas PyMEs no se atrevan a contemplar esta inversión como un beneficio a mediano plazo para su negocio.

Es fundamental que los empresarios conozcan a profundidad cuáles son los grandes beneficios que trae consigo la adquisición de herramientas como licencias SAP Business One para que pierdan el miedo y se animen a implementarla en sus negocios. La mayoría de los Software de Gestión de Negocios tienen en común varios beneficios como: Integración de la información contable y financiera, agilidad en el proceso comercial, permite estandarizar y agilizar los procesos y tener una mejora en la administración del inventario, está por demás decir que SAP los tiene, TODOS.

*SAP es una marca registrada

Ibor Rodríguez Barredo. (2011). Cómo se licencia sap – Lo básico para entender (y comprar). Agosto,22 2017, de Transformación Digital sitio web: http://iborrodriguez.com/como-se-licencia-sap-lo-basico-para-entender-y-comprar/

Desconocido. (2017). Con un software de gestión empresarial es más probable incrementar sus ingresos. Agosto 22, 2017, de hsb noticias sitio web: http://hsbnoticias.com/noticias/ciencia/tecnolog%c3%ada/con-un-software-de-gestion-empresarial-es-mas-probable-incre-333287

Como adquirir licencias SAP Business One