¿Qué causa que un proyecto de implementación de sistema ERP falle?

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Los sistemas de planificación de recursos empresariales o sistema ERP están diseñados para que las compañías mejoren sus prácticas de negocio y alcancen el éxito mediante la optimización de los procesos.

Sin embargo, después de la implementación del sistema ERP, muchas empresas se encuentran con el hecho de que éstos no colaboran en el logro de los objetivos o no tienen el rendimiento esperado, lo que conlleva a la obligación de realizar modificaciones o cambios costosos para la organización.

Pero, ¿cuáles son los factores que pueden afectar el funcionamiento adecuado de un sistema ERP? La respuesta puede no ser tan sencilla, ya que son muchos y el principal casi siempre se debe a la resistencia al cambio por parte de los usuarios.

Enseguida, te compartimos los errores más comunes que hemos identificado en BITS, por los cuales puede fallar la implementación de un sistema ERP en una empresa.

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1. Inadecuada definición del alcance del proyecto sistema ERP.

El problema que muchas pequeñas y medianas empresas pueden tener a la hora de implementar un sistema de gestión empresarial es saber efectivamente si lo necesitan o no. Continuamente, los grandes proyectos de implementación de un sistema ERP fallan incluso antes de comenzar y la razón se debe, la mayoría de las veces, a una inadecuada selección del software de gestión.

Es indispensable planear al inicio del proyecto qué es realmente lo que la empresa necesita y tener bien claros los objetivos que se persiguen para implementar un software que se ajuste a los requerimientos y evitar embarcarse en un sistema de gestión empresarial que al final cumpla con las expectativas.

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2. No ofrecer capacitación adecuada y completa al personal.

La gerencia de la organización no debe acelerarse en comenzar a utilizar un software de sistema ERP sin la formación adecuada de los usuarios. Cada vez, los sistemas de planificación de recursos empresariales son utilizados por más personal dentro de la empresa.

Más allá de las Finanzas o del Departamento de Contabilidad, un sistema ERP cubre todas las áreas de la empresa desde el suministro, inventarios, servicio, relación con clientes, etc.

Esto causa que todos los actores involucrados en el uso del sistema deben obtener capacitación tanto operativa como de la manera en que se estarán llevando a cabo los procesos para mayor eficiencia.

Por otro lado, muchas veces las empresas subestiman la capacitación a la hora de implementar un sistema de gestión empresarial en la empresa. Capacitar a solo una o dos personas de forma adecuada y que éstas instruyan al resto de los empleados es una receta para el desastre. Si bien es muy importante que cuentes con un usuario experto, todos los colaboradores que tendrán acceso al sistema deben tener la oportunidad de trabajar y aprender directamente del consultor ERP para así aprovechar todos los beneficios del sistema.

Elegir un sistema que se adapte perfectamente a las necesidades de la organización es la clave, sin embargo, es ineficaz cuando los usuarios no tienen conocimientos suficientes para ejecutarlo.

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3. Resistencia al cambio de parte del equipo de trabajo.

La resistencia al cambio es, posiblemente, el obstáculo más difícil en la implementación de un sistema ERP. El equipo de trabajo puede mostrarse reacio a utilizar el sistema por diferentes razones y por lo general estas se derivan del miedo.

Al momento de implementar un sistema de gestión empresarial muchos colaboradores pueden estar preocupados por sus puestos de trabajo o creen que son incapaces de aprender a utilizar el software. Pero cualquiera que sea la razón, la solución está en el conocimiento.

Es indispensable hacerles saber al equipo de trabajo cómo el nuevo sistema los beneficiará tanto a ellos como a la organización, y todas las ventajas que éste pueda ofrecerles.

En cuanto los empleados conozcan sobre el sistema, se sentirán mucho más entusiasmados.

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4. Inapropiada elección de herramienta y empresa de consultoría.

Seleccionar erróneamente el software del sistema de gestión empresarial puede ser devastador y esto, en parte, puede ser causado por una mala elección de la empresa de consultoría.

Una empresa de consultoría te brinda la asesoría necesaria para aumentar las posibilidades de implementar el software de manera exitosa y aprovechar al máximo sus ventajas.

Sacrificar los resultados por el costo puede ser el peor error que la organización puede cometer, ya que si bien es cierto que es importante el costo a la hora de seleccionar la herramienta, este factor no debe ser el más importante para la organización. La funcionabilidad es sin duda la clave para el éxito a largo plazo.

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5. No contar con el compromiso de la dirección de la empresa.

Tanto la dirección de la empresa como los gerentes de la misma deben entender que los problemas mencionados anteriormente deben ser resueltos antes de que ocurran, es decir, cuando se acepta la idea de que un sistema ERP es una herramienta que traerá ventajas para la organización.

La escasez de participación y compromiso por parte de los ejecutivos de la organización daña directamente el rendimiento del software y los resultados; por lo tanto es necesario que todos estén involucrados en la implementación del sistema ERP.

Además, la participación de los miembros de la dirección de la empresa les ayudará a mantenerse al tanto de las actualizaciones, entender los aspectos técnicos y el alcance del sistema.

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6. No tener indicadores para medir los resultados.

Tener expectativas poco realistas también es un error que puede costarle muy caro a la organización. Muchas veces los proveedores del sistema ERP aseguran que el sistema puede implementarse rápidamente y a un bajo costo, sin embargo, las estadísticas muestran lo contrario.

Si se implementan indicadores para medir los resultados poco realistas, al final el sistema ERP terminará decepcionando al personal. Para impedirlo, es necesario ser claros con las expectativas.

Enseguida de que la organización toma la decisión de implementar un sistema ERP, el primer paso es tener una clara definición de éxito, que incluya los problemas que deben resolverse o cuál será el resultado deseado así como los objetivos que se persiguen.

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7. Esperar resultados inmediatos sin realizar cambios en los procesos y/o prácticas de la empresa.

Podría decirse que la etapa de evaluación es la más importante después de implementar un sistema ERP en una organización.

En un principio, el propósito de las evaluaciones del sistema de gestión empresarial no es saber si funciona o no el software, sino comprobar que éste cumple con las necesidades del negocio.

Es vital que todos los miembros del equipo y usuarios del sistema ERP sean conscientes de que esta herramienta va a generar beneficios a corto, mediano y largo plazo, a medida que se vayan modificando algunos procesos o prácticas en la empresa.

Por último es ideal que el líder del proyecto de implementación del sistema ERP sea una persona comprometida y si se quiere con experiencia en gestión; ya que la implementación de un sistema de gestión empresarial requiere dedicación por parte de un líder que facilite la rendición de cuentas, la transparencia y la capacidad de decisión.

El sistema de gestión de planificación de recursos empresariales de SAP Business One es la herramienta idónea para optimizar los procesos de tu empresa en crecimiento y lograr una mayor productividad, rentabilidad y eficacia a la hora de alcanzar los objetivos.

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