Hoy en día el manejo de la información, dentro de una organización, constituye una parte crucial para el desarrollo de las distintas actividades empresariales, y representa la base, en la que se sustenta, una eficaz toma de decisiones gerenciales, que permiten conducir con éxito a las organizaciones en mercados altamente competitivos.sap business one vs microsip

El rol de los directores financieros de las empresas ha evolucionado a ser mayores tomadores de decisiones,

y deben pasar menos tiempo en la recolección de la información, para enfocarse a los temas importantes como son, entre otros, el cumplimiento de las regulaciones, el análisis del desempeño corporativo, el registro de las transacciones y el control de gastos y costos. Mientras más tiempo le dedique a la administración del desempeño corporativo, mayor será los beneficios que le genere a la organización.

El rol de los directores financieros de las empresas ha evolucionado a ser mayores tomadores de decisiones, y deben pasar menos tiempo en la recolección de la información, para enfocarse a los temas importantes.

Mientras más tiempo le dedique a la administración del desempeño corporativo, mayor será los beneficios que le genere a la organización, en este ámbito, los sistemas automatizados de recolección, procesamiento e interpretación de la información se han convertido en la piedra angular para proveer a los gerentes esa información necesaria para la toma de decisiones.

A continuación, se describen una serie de comparativas entre los ERPs más importantes actualmente; SAP B1 (Business One) y Microsip, que de entrada este último, en nuestro caso de estudio quedó desbancado por no cumplir con su propósito fundamental de reunir la información requerida para una precisa toma de decisiones financieras, lo que deja en desventaja a dicha organización con respecto a sus competidores. sap business one vs microsip

 

Decisión de cambio.

Una de las actividades de mayor importancia para el ser humano, así como para las empresas, es la toma de decisiones. En el aspecto financiero, para tomar decisiones acertadas es indispensable contar con fuentes de información confiables; y para hacerla más competitiva, es fundamental que dicha información se pueda obtener más oportunamente.

En base a esto, el caso de estudio que podemos citar es el de Grupo Ursua, una empresa en el giro de la comercialización de llantas que opera con el sistema ERP Microsip. Que por su desempeño a expandido su mercado usando Microsip para el control de los recursos de información de su empresa. Lamentablemente este ERP quedo como ya decíamos, por debajo de la expectativa, ya que dificulto que los administradores contarán con información oportuna y confiable para la toma de decisiones financieras necesarias para la expansión que se planeaba.

Microsip presenta problemas estructurales para soportar los nuevos requerimientos de almacenamiento y manejo de información de la empresa. Esto ha obligado a que la empresa haga en repetidas ocasiones, inversiones costosas para la adecuación parcial del sistema. Sin embargo, a pesar de haber realizado dichas inversiones, el sistema continúa con baja confiabilidad, dejando de operar en forma repetitiva.

En la actualidad las organizaciones se enfrentan a un mundo más competitivo por lo que es necesario que puedan reaccionar rápidamente y adaptarse a los cambios del entorno. La alta competencia entre organizaciones se da en todos los ámbitos de la vida económica, con el objetivo primordial de permanecer en el mercado y posteriormente incrementar su participación dentro de él.

La importancia de la implementación del SAP B1 (Business One) en la empresa Ursua (o en cualquier otra), radica en que ofrece una herramienta de gestión empresarial, que permitirá evaluar en línea la información generada en las diferentes estaciones de servicio, controlar mejor su información, al igual que organizar mejor sus procesos, junto con la ventaja de seguir ofreciendo a sus clientes, los servicios de alta calidad que los caracterizan.

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Anteriormente el Sistema SAP se empleaba principalmente en grandes corporaciones debido a su alto costo, sin embargo, SAP ha desarrollado nuevas versiones aplicables a las pequeñas y medianas empresas con un costo más bajo.

En el estudio realizado, se planteó la hipótesis de que era factible remplazar el ERP Microsip por el ERP SAP Business One para Grupo Ursua, integrando el sistema generador de información en las áreas administrativas para: Dirección, Contabilidad, Compras y Distribución, Crédito y Cobranza y Ventas; ya que todos estos módulos, permitirían mejorar la toma de decisiones financieras en forma oportuna.

De acuerdo a Kenneth C. Laudon (2004) “Un sistema de información se puede definir como un conjunto de componentes interrelacionados que recolectan, procesan, almacenan y distribuyen información para apoyar la toma de decisiones y el control en una organización”. Los sistemas de información de finanzas y contabilidad permiten dar seguimiento a los activos financieros de la empresa y a los flujos de efectivo. Estos sistemas cumplen con diversos objetivos, dependiendo del nivel jerárquico de los administradores.

La importancia de estos sistemas para las organizaciones, radica en que, en base al análisis de la información financiera, se toman decisiones que maximizan la rentabilidad del negocio; adicionalmente la velocidad con que se toman estas decisiones permite a las empresas el obtener ventajas competitivas sobre los otros participantes en el mercado.

Los sistemas empresariales, también conocidos como sistemas de planeación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés), proporcionan una plataforma de tecnología en la que las organizaciones pueden integrar y coordinar sus principales procesos internos de negocios. Generalmente, una organización grande tiene diversos tipos de sistemas de información que apoyan diferentes funciones, niveles de organización y procesos de negocios, pero no se comunican entre sí.

Los sistemas ERP resuelven el problema, proporcionando un solo sistema de información para la coordinación de los procesos de negocios clave en toda la organización. El software empresarial modela y automatiza muchos procesos de negocio, con el objetivo de integrar la información a través de toda la organización.

Ursua usando Microsip:

En 1986 se constituye la empresa que crearía Microsip, siendo en un inicio un sistema de

contabilidad general y uno de cartera a través de distribuidores de bienes y servicios informáticos, prácticamente en forma local. La aceptación de sus productos permitió a la marca penetrar en la ciudad de Monterrey, Nuevo León, donde se visualizó la necesidad de complementar la oferta con aplicaciones para nóminas y para manejo de almacenes y facturación. Microsip aprovechó esa ventaja y en unos cuantos años se proyectó como líder en el norte del país entre sus competidores. Estrategias como tomar a cuenta sistemas de la competencia, el modelo de franquicia, entre otros factores.

 

ERP SAP Business One.

SAP es la cuarta compañía creadora de software para soluciones integrales en el mundo. Es una compañía alemana creada en 1972 que emplea a más de 27 mil personas en 50 países diferentes. Algunas personas tienen la percepción de que implementar el sistema SAP es inalcanzable por su alto costo y falta de recursos tecnológicos y técnico-humanos, sin embargo, desde hace algunos años la empresa se ha focalizado en ofrecer soluciones accesibles y fáciles de implementar a las Pymes, como el ERP Business One.

Básicamente SAP ofrece soluciones a la medida de cada empresa que integran todos los procesos internos de una compañía, además de conectar a la misma con otras empresas ya sea proveedores o clientes a través de Internet, logrando incrementar sus ventas y utilidades.

Para el caso de estudio, se analizaron diferentes puntos de vista en la empresa Ursua, donde cada departamento explico cuáles eran sus principales problemas con el sistema en cuestión, Microsip. Levantada la muestra dentro de la empresa, se obtuvieron los siguientes datos;

• El sistema Microsip requiere mayor estabilidad en su manejador de base

de datos para que no esté presentando fallas a los usuarios.

• Actualmente este sistema está presentando interrupciones operativas en promedio una vez al día, y hasta cuatro veces por día en los cierres de mes, que comprenden los días 29 al 3 de cada mes.

• La razón por la cual falla el sistema es porque el manejador de base de datos se satura, ya que por cada movimiento que se realice, el sistema tiene que correr procesos donde verifica que se trate de un usuario valido.

• Si esto se multiplica por todos los usuarios del sistema intentando entrar a diferentes horas pico en el uso del sistema, se provoca entonces que la capacidad de procesamiento del sistema se vea rebasada.

• La infraestructura con que cuenta el Microsip para su operación, es:

3. En el servidor insitu de la empresa: Un procesador Xeon 3.0, memoria RAM de 4 GB, un disco duro de 60 GB, Internet empresarial y Windows Server

estándar.

2. En cada sucursal: Procesador Celeron 2.0, memoria Ram de 512

MB, disco duro de 20GB, Internet 1MBPS y Windows XP.

4. La conectividad entre la matriz y los centros de servicio es:
5. Matriz: Internet empresarial DSL 162KBPS (Directo)
6. Sucursal: Internet infinitum 1024KBPS

En el cuestionario que se levantó a la muestra mencionada en la propuesta metodológica se obtuvieron los siguientes resultados;

El 100% de los encuestados conoce el sistema Microsip, por lo tanto, este resultado nos indica que no habrá ningún conflicto en contestar los siguientes reactivos.

Se cuestionó sobre con qué frecuencia era la interacción que se tenía con el Microsip; siendo el 63% que manifestó su interacción era diario el 31% más de tres veces al día y el 3% sucesivamente 1 a 3 y 4 a 5 veces por semana.

Solo el 10% manifestó no tener problemas técnicos en la operación del Microsip. Del 90% que ha tenido problemas técnicos con Microsip, 81% indicó que el sistema es lento en la operación y el 19% en el acceso lento al mismo sistema.

Adicional a esto, 31% expresó que el Microsip No ofrece toda la información que se necesita para el desarrollo del trabajo.

Se cuestionó también a los usuarios dentro de la empresa sobre si el Microsip contaba con los reportes que se necesitan periódicamente para su integración de información al departamento correspondiente; siendo el 41% que respondió que no. Por el contrario, 79% de la muestra nos indica que el Microsip si les proporcionaba la información en tiempo Real.

Por su parte, El 17% manifiesta que la información que tienen en el Microsip no es la misma a la que tienen físicamente.

Respecto a la flexibilidad del programa para proporcionar información de acuerdo a las necesidades específicas de cada área; el 62% lo considera con la flexibilidad suficiente, mientras que el 38% no lo considera flexible. Finalmente, el 90% de los encuestados consideraron que actualmente pueden hacer uso del sistema Microsip en cualquier momento y con buena velocidad.

La segunda etapa de la investigación consistió en entrevistar a los mandos gerenciales, quienes son los responsables de los resultados de la organización, de igual manera se entrevistó a los dos directores con que cuenta la organización, los cuales son gerente administrativo y gerente operativo. En general los entrevistados en esta etapa coinciden con que el sistema Microsip no se satisfacen las necesidades de información para una eficaz toma de decisiones:

Actualmente en la gerencia de contabilidad se tiene que reprocesar la información en Excel para cubrir con estas necesidades y algunos otros reportes los tienen que ejecutar a mano. En otro departamento (gerencia de crédito y cobranza), la percepción es similar, en la que el sistema actual les hace perder mucho tiempo, ya que, para generar un reporte, se tienen que consultar varios módulos del Microsip y reprocesar la información también en Excel.

En la gerencia de compras la situación no es diferente, de acuerdo a su percepción, se necesita invertirle mucho tiempo para elaborar los reportes que requiere, ya que el sistema Microsip no los genera directamente. Adicionalmente, requiere nuevas aplicaciones que le permitan conocer la demanda por líneas de productos, sucursales y hasta por productos específicos.; de igual manera se requiere llevar información precisa de la rotación y control de inventarios, y entrega de mercancías.

Continuando con esta etapa, personal de la dirección operativa, dieron a conocer que la empresa necesita además de un sistema integrador que permita obtener los reportes en forma oportuna y confiable, un sistema ERP con aplicaciones CRM que permitan llevan un seguimiento post venta; que cuente con una base de datos robusta, permitiéndole a la organización, el seguimiento de cerca de cada uno de los clientes, llevando la estadística en los servicios que se le han ofrecido, e inclusive fomentar la venta a través de la generación de avisos cuando estén próximos los servicios complementarios para las unidades de cada uno de ellos.

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En otras áreas, los detalles para el ERP en su uso actual Microsip se siguieron acumulando; una de las necesidades detectadas fue que la información financiera de toda la organización se requería en forma condensada, y de manera oportuna, como base para una asertiva toma de decisiones, lamentablemente Microsip no integra la información de manera satisfactoria y en segundo lugar los reportes que genera este sistema ya son obsoletos para las necesidades actuales de la dirección administrativa.

Todos ellos coinciden en que los requerimientos de información han ido aumentando a la par del crecimiento de la organización. Y requieren tener un sistema integrador eficiente, con un reporteador capaz de generar los informes en forma oportuna que cada uno de ellos necesita para una adecuada toma de decisiones.

El principal problema del sistema Microsip es su sistema de bases de datos libre “FIREBIRD” el cual presenta un problema de goteo de memoria, es decir, que cada vez que un usuario abre un módulo, o utiliza los servicios del manejador, abre un gran número de recursos, pero al salir, no los cierra todos y esto sumado con el número de usuarios que actualmente tiene el grupo, se vuelve un serio problema.

Ternium Mineria

Paralelo a esta investigación se cuenta con otro caso similar, el de Ternium, una empresa minera de Colima, quienes empezaron a implementar SAP en 1992, arrancando con Contabilidad y Costos, La decisión de implementar el SAP, fue debido a la necesidad de integrar todos los procesos de la empresa en un solo producto.

Los problemas en su implementación fueron menores; resistencia al cambio, costos en entrenamiento del personal para el nuevo sistema a implementar, gastos operativos. El principal problema que se presento fue un rechazo del sistema SAP por la mala planeación al momento de realizar la integración con la información, ya que anteriormente no había un ERP que ya cargaba la información.

Sin embargo, las ventajas fueron superiores a lo esperado; los procesos se integran para que la funcionalidad pueda usarse en diferentes lados, la información puede ser usada de forma vertical, lo que facilita su presentación con inversionistas, y esta misma puede manipularse según el nivel de organización. SAP también es amigable con otros softwares externos para el procesamiento de información, pues posee una base de datos robusta, permitiendo el uso de aplicaciones como lo son DATAMINING, CRM, etc.

Otro beneficio es que SAP ofrece la versatilidad de generar la información, misma que se extrae de la base de datos del SAP y procesarla ya sea en lenguaje ABAP o con programas SQL. SAP es eficiente, no se vuelve lento, ni siquiera cuando exista más de 1 usuario conectado, por la manera en la que está diseñado, permite acceso multiusuario a la vez sin generar obstáculos, en todo caso el problema sería del hardware en donde se instaló.

Volviendo al primer proyecto de estudio, Es importante que en Grupo Ursua hagan un análisis de todas las unidades que tiene actualmente, un diagnóstico técnico, así como también de la medición de las capacidades del personal que operaría el SAP, pero definitivamente, el implementar SAP es una buena decisión, si es que valoran tener la información oportuna para la toma de la mayoría de las decisiones.

Sería importante en este punto ser incisivos en que, SAP Business One es un sistema ERP desarrollado para solucionar la integración de la información en la pequeñas y medianas empresas, y que gracias a su completa funcionalidad de negocios, brinda pleno control sobre la información y las actividades de la empresa. SAP B1 brinda el acceso instantáneo a la información crítica de la empresa en el momento en que se requiera. Cubriendo todas las operaciones principales, otorgándole una visión clara, que permite tomar decisiones acertadas. Con SAP Business One, virtualmente todos los aspectos de la empresa están cubiertos.

No tener un desempeño adecuado hace vulnerable a la organización frente a su competencia y al mercado en general. Los sistemas ERP deben ser una herramienta eficaz que les permita tener el panorama completo de la organización, generando con ello incrementar la agilidad para la toma de decisiones no solo financieras, si no todas aquellas funciones primordiales dentro de la empresa, y que estas permitan definir acciones correctivas o de anticipación a los eventos. Esta visibilidad de la organización es fundamental para asegurar que las estrategias y las iniciativas estén alineadas a la visión de la empresa.

De vuelta en el caso Ursua; El sistema ERP Microsip que actualmente se emplea, no tiene la capacidad de procesamiento de información que requiere la empresa, debido a la cantidad de usuarios que lo operan y a la infraestructura propia del sistema, por lo que resulta ineficiente para la integración de las operaciones de la empresa, Adicionalmente, su reporteador no es flexible para generar los reportes que requieren las áreas administrativas; y los tomadores de decisiones financieras emplean mucho tiempo para generar los reportes necesarios para la toma de decisiones. Esto en definitiva pone en desventaja a Ursua contra sus competidores.

Finalmente, en la hipótesis sobre el cambio en el ERP que se tenía en la compañía Ursua, Microsip, se concluye que si es factible remplazar el ERP Microsip por el ERP SAP Business One, como el Sistema generador de la información en las áreas administrativas: Dirección, Contabilidad, Compras y Distribución, Crédito y Cobranza y Ventas; ya que, permite mejorar la toma de decisiones financieras en forma oportuna; ya que este sistema permite integrar los procesos, proporcionando un acceso rápido y en tiempo real a la información localizada en cualquier punto del sistema.

Con SAP BO se eliminará la problemática de la generación de reportes requeridos, con una amplia capacidad de integración. SAP BO es además escalable para los futuros crecimientos que tenga Grupo Ursua, y es factible la instalación de módulos adicionales para satisfacer las nuevas necesidades de información de los directivos financieros. Esto significa el dejar de hacer cuantiosas inversiones para hacer funcional el sistema.

Como recomendación, Es necesario, que todas las áreas que tienen injerencia en la toma de decisiones financieras de la empresa, conozcan la información e indicadores que requieren para su gestión, ya que, al momento de realizar el sondeo sobre la detección de necesidades en las entrevistas, se detectó lo antes mencionado como un área de oportunidad fundamental para la implementación de un nuevo sistema SAP BO.sap business one vs microsip

 

L.E.M. Jorge Ricardo Vásquez Sánchez. (2008). Capítulos 1 al 15. En ESTUDIO PARA DETERMINAR LA FACTIBILIDAD DEL REEMPLAZO DEL ERP MICROSIP POR EL ERP SAP BUSINESS ONE PARA RESOLVER LAS NECESIDADES DE INFORMACIÓN FINANCIERA DE GRUPO URSUA (Paginas 1 a la 27). Colima, Colima, México.: Recuperado de la base de datos de UESAN (025304).