¿Por qué elaborar presupuestos financieros con SAP?.

Elaborar presupuestos financieros con SAP es una manera de asegurar que en tu organización se estarán aprovechando los recursos de forma eficiente y que la empresa podrá hacer frente a los compromisos actuales y futuros ya que ésta es una manera de visualizar los posibles escenarios que se pueden presentar tanto de manera interna en la organización como en el mercado en el que se compite.

Durante la planeación y puesta en marcha de la elaboración de presupuestos financieros con SAP para tu empresa existe la posibilidad de que se presenten algunos errores que pueden causar que no se obtengan los beneficios esperados de esta práctica, para ayudarte a evitar esta situación en Bits Solutions hemos identificado los errores más comunes que se cometen en las empresas al implementar controles de presupuestos financieros con SAP.

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Existen algunos erroes al realizar presupuestos financieros con SAP como:

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No alinear los presupuestos financieros con SAP a la estrategia y planeación de la organización

Los presupuestos financieros con SAP son una herramienta que forma parte de la gestión integral de la empresa y es muy importante que estén alineados a la estrategia organizacional y a las metas superiores que se tienen contempladas alcanzar.

Las empresas utilizan los presupuestos financieros con SAP como un sistema de control administrativo para establecer objetivos, asignar recursos y revisar resultados, sin embargo en la mayoría de las ocasiones este proceso se enfoca en el corto plazo y no se realiza tomando en cuenta la planificación estratégica lo que es un error ya que éste tiene un gran impacto en el desempeño de la empresa.

La estrategia y los presupuestos financieros con SAP deben de coincidir en el mismo camino a pesar de tener enfoques de tiempo distintos ya que si por ejemplo en la planeación has decidido que una estrategia principal de este año es lograr el crecimiento de la participación de mercado de tu empresa y los presupuestos financieros están enfocados en la reducción de costos lo que sucederá es que los objetivos serán contradictorios y al final no podrán lograrse con éxito. Los presupuestos financieros con SAP son la estrategia vista desde el punto de vista económico, por eso es de gran valía que estén alineados.

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Concentrar la responsabilidad de los presupuestos financieros con SAP en la Dirección General

Los presupuestos financieros con SAP deben ser una iniciativa en la que esté involucrada la alta dirección de la empresa, la responsabilidad en el diseño, la ejecución y control deben de ser delegados a cada uno de los responsables del área.

Es esencial que cada una de las áreas operativas cuente con su presupuesto individual para que sea más sencillo el control y seguimiento, lo que a su vez va a contribuir al cumplimiento del presupuesto organizacional.

Esto implica que se involucre a los líderes de cada área desde la elaboración de los presupuestos financieros con SAP ya que ellos son quieren tienen más conocimiento de lo que sucede en el día a día en sus departamentos además de que al ser parte de la planeación del mismo van a tener más en claro sus objetivos y serán responsables de ejecutar los planes de acción así como el seguimiento puntual.

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Sobreestimación en la determinación del monto de ventas

Un error muy común que se puede presentar al elaborar los presupuestos financieros con SAP, es pronosticar un escenario más optimista de lo que las condiciones de mercado permiten, esto es proyectar ventas que están muy por encima de las ventas reales.

El cálculo del presupuesto de ventas debe ser realizado con mucho cuidado y cautela ya que si los ingresos que estás tomando como referencia no coinciden con lo que es factible lograr podrías estar comprometiendo recursos que no se tienen y por consecuencia la empresa estará en dificultades para cumplir con sus compromisos pactados tanto con clientes como con proveedores.

No hay que olvidar que los presupuestos financieros con SAP son un pronóstico de lo que se espera que suceda por lo tanto, es preferible que seas objetivo y prudente, para estimar este monto puedes apoyarte de distintos métodos para realizar un pronóstico de ventas.

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No utilizar el presupuesto como una herramienta de mejora continua

Es fundamental que no identifiques a los presupuestos financieros con SAP solamente como una alternativa para controlar los gastos sino que puedas verla como una guía para generar un ciclo de mejora continua dentro de la organización, ¿de qué manera? , existen muchas formas en las que los presupuestos financieros te pueden ayudar a esto como por ejemplo al detectar áreas de oportunidad en las que gracias a un proceso optimizado o la reducción de desperdicios puedes mejorar la productividad de la empresa de manera importante.

Evita realizar los presupuestos de manera automática y repetitiva año con año, puedes obtener mucha información de valor si llevas a cabo un análisis de la información y los resultados obtenidos lo que te permitirá tomar decisiones que te llevena aumentar la rentabilidad de tu empresa.

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Hacer del presupuesto un método de presión y control

El presupuesto se utiliza más como un método para vigilar y señalar de manera crítica lo que hacen los gerentes pierde el sentido de su función principal que es lograr que la empresa sea más eficiente con el uso de los recursos existentes.

Si se impone el presupuesto como una manera de ejercer presión se cae en el peligro de desmotivar a los colaboradores, de que sientan rechazo hacia la práctica de esta metodología y no sean tan cooperativos como pudieran serlo.

Aunque hacer un presupuesto es de gran ayuda para el control administrativo de tu empresa, este debe servir también como un reto para cada uno de tus líderes de área para el cual van a dar todo su esfuerzo para alcanzar los objetivos y metas que están determinadas en el mismo, esto para el beneficio de la empresa y de igual manera para su propia superación profesional.

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Aprovecha de manera eficiente tus recursos gracias al control presupuestal, así lograrás los objetivos de la organización y podrás obtener todos los beneficios de elaborar un presupuesto para tu empresa. SAP Business One es una herramienta con la cual a través de la integración de la información de todas las áreas operativas de tu negocio te ayuda a realizar tus presupuestos de manera más eficiente, evitando re-trabajos y minimizando el margen de error que puede presentarse al ingresar de manera manual la información. Sé más eficiente con una empresa que trabaja en conjunto con su gente y la tecnología.

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