Pasos para llevar una buena implementación SAP Business One

Con la implementación SAP Business One cuando vas a comprar e implementar exitosamente un sistema ERP es una de las etapas más costosas, complejas, estresantes y críticas para un negocio. Sin embargo, vale la pena embarcarse en la aventura.

Los siguientes pasos no proporcionan una receta exacta para el éxito, pero aseguraron que la implementación SAP Business One se lleve a cabo con mayor fluidez en la empresa.

1. Análisis de los objetivos

La decisión de comprar un sistema ERP se ha tomado pero, ¿por qué? Hay tantas razones por las que se puede implementar un software como la implementación SAP Business One  que es necesario comprender que su implementación no resolverá inmediatamente las necesidades del negocio. Se trata de un proceso de mejoras que se logra a través del uso de la herramienta.

El proceso de implementación SAP Business One comienza cuando la compañía define claramente los objetivos que pretende lograr a través de la implementación SAP Business One  y cómo van a ser medidos. Si el objetivo o las métricas no son claros, la elección del proveedor y la implementación SAP Business One no serán efectivas.

2. En busca del proveedor

El siguiente paso es encontrar el partner de implementación SAP Business One adecuado.

Una de las claves para lograr la implementación SAP Business One es buscar empresas que se especialicen en la implementación por industrias. De esa manera, tendrás la seguridad de que el partner cuenta con la experiencia necesaria para tu compañía y no cualquier implementador con un precio accesible.

Igualmente, las referencias pueden ser una buena guía. Contacta a los clientes actuales de tus posibles proveedores y verifica cuáles han sido sus experiencias con ellos: ¿la implementación SAP Business One sigue en pie? ¿Han recibido el soporte esperado? ¿Recomendarían a su partner de implementación SAP Business One?

Una vez hecho esto, averigua cuáles son las metodologías que utilizan; es decir, qué estándares son utilizados y reconocidos por industria, así como probados para entregar resultados tangibles.

El proveedor correcto podrá cumplir con estos requisitos para darte la confianza que necesitas para tu inversión.

3. Control del presupuesto

Para poder controlar el presupuesto, necesitas identificar los costos reales de la implementación SAP Business One. Esto puede ser complejo en algunas ocasiones.

Existen muchos proveedores que te ofrecerán una cifra inicial para la implementación SAP Business One. Sin embargo, conforme avance el proyecto, añadirán costos ya sea por tiempo o por consultoría, entre otras cosas.

Con la implementación SAP Business One cuando se trata de presupuesto, es mejor que preguntes claramente que NO está incluido en la oferta que te proporcionan. Puede ser migración de datos, trabajos de modificación o atención de emergencias. No hay forma de que sepas esto a menos que los proveedores lo aclaren, pero indiscutiblemente debe formar parte de tu plan de costos.

Idealmente, tu proveedor debería poder decir un costo invariable, que incluya todo lo mencionado anteriormente. Así, aunque parezca más caro de forma inicial, a la larga, será una mejor inversión con la implementación SAP Business One.

4. Integración del equipo

La implementación SAP Business One requiere un equipo especializado para que se gestionen las relaciones entre tu proveedor y tu empresa. Dicho equipo debe ser seleccionado entre tus áreas para que todas se sientan parte de la implementación SAP Business One de dicho cambio.

Sin embargo, el partner también debe proveer consultores que guíen a tu negocio a través de la implementación SAP Business One. Debes procurar que esto sea parte de la oferta de tu proveedor, ya que muchos sólo realizan la instalación del software, pero no realizan una alineación adecuada con tus procesos.

Lo mejor sería que el equipo de consultores se limitará a atender a tu proyecto, ya que de otra forma, es posible que no tengan la disponibilidad necesaria para atender tus dudas y necesidades.

5. Capacitación y adaptación del software

Para una implementación SAP Business One es igual de importante que el implementador comprenda el negocio a que el negocio comprenda el software que está implementando.

En primer lugar, el proveedor debe comprender los procesos y transacciones detrás de su cliente, de manera que se evite redundancia y poca claridad en los procesos de la implementación SAP Business One.

Una vez que se haya armonizado ese aspecto, es necesario comenzar un plan de entrenamiento para el equipo. Esto debe incluir las sesiones iniciales y generales, pero también sesiones de actualización y mejora del uso de módulos de la implementación SAP Business One.

La capacitación no es sólo importante para el uso del software, sino para su adaptación efectiva. Con la implementación SAP Business One es común que, cuando no se da el entrenamiento adecuado, las personas recaigan en sus actividades previas, prefiriéndolas por ser conocidas y menos complejas de adoptar.

Es crítico que no suceda esto en tu empresa. Una vez que el personal entienda las necesidades de implementación SAP Business One y las acepten, deben realizar todo lo que esté en su mano para que se logren.

Igualmente, deberán contar con la puerta abierta al servicio del proveedor en caso de que tengan alguna duda al respecto.

6. Migración de datos

Si te preguntaran: “¿qué información de tu sistema actual quieres migrar para la implementación SAP Business One?” Seguramente la respuesta sería: “todo”. Y aunque esto es posible, también es muy probable que requiera más tiempo y presupuesto.

Es necesario ser realistas. La implementación SAP Business One analiza cuáles son los documentos clave de tus operaciones por área y, posteriormente, asigna un volumen aproximado por relevancia. Entre tantos documentos, en la implementación SAP Business One hay una línea gris que debe guiar tu decisión y que debe considerar los registros y la complejidad de los documentos que incluye.

Sin embargo, otra cuestión importante es la migración de los datos en sí. Verificar que tu proveedor garantice la compatibilidad y lectura correcta de tus documentos en la implementación SAP Business One es indispensable. Además, querrás tener un mapeo sencillo de cómo se irán guardando dichos archivos en el nuevo sistema…

Antes de que el proyecto finalice y arranque, deberás revisar que la migración se haya llevado a cabo adecuadamente. Muchas de tus operaciones dependen directamente de esto, por lo que es necesario prevenir y resolver cualquier problema antes de comenzar el uso de la implementación SAP Business One.

7. Una vez que arrancó el proyecto…

Con la implementación SAP Business One no creas que cuando comienzas la operación se ha acabado todo. Es necesario que revises constantemente que todo vaya acorde a lo esperado y, si sucede de otra forma, consulta a tu proveedor para que lo adecúe a la implementación SAP Business One.

Igualmente, no dejes de dar capacitación a tu personal para que pueda hacer más efectivas sus operaciones en el software.