Errores comunes en la implementación de un ERP

La implementación de un ERP es algo que podemos observar cada vez más en las empresas. Sin duda es una herramienta muy valiosa que ayuda a las organizaciones a automatizar sus procesos operativos y productivos, gestionar de manera más eficiente la información que se genera y poder compartirla y analizarla para tomar mejores decisiones. Esto se refleja en todas las áreas del negocio.

A pesar de que un sistema ERP es una solución que puedes aprovechar de manera importante para lograr el crecimiento constante de la empresa y aumentar los niveles de rentabilidad y productividad, el proceso de adquirirlo y de implementarlo es complejo y es importante que cuentes con toda la información posible para que éste sea exitoso y aporte valor a la compañía. De no ser así tienes la probabilidad de cometer errores que pueden poner en duda el resultado final del proyecto y convertirse más en un problema que en un beneficio.   

Lo primero que debes hacer es tener muy en claro y definido el objetivo principal de la implementación de un ERP en tu empresa y el alcance que esperas que tenga, ya que esto deberá estar soportado por un cambio en los procesos y en la cultura de trabajo de la empresa.

Una herramienta de gestión administrativa tiene un impacto a nivel macro en la organización y a nivel individual en cada uno de los miembros de tu equipo de trabajo.

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Situaciones comunes en las que se puede caer en la implementación de un ERP

La implementación de un ERP crea un cambio que afecta a todos los niveles de la organización, es para muchos un proceso complejo y puede llegar a ser hasta doloroso si caen en ciertas situaciones y errores comunes como los siguientes:

No tener objetivos claros y definidos a cumplir en  el periodo de tiempo y con el presupuesto asignado.

La dirección de la empresa no tenga compromiso con el proyecto, ésta se refleja en todos los niveles de la organización, restándole prioridad e importancia.

Falta de involucramiento de los directivos durante las reuniones para definir el alcance y modelado del sistema ERP. Esto puede causar que el modelo no cumpla con sus requerimientos, y si además esto se detecta en una etapa tardía del proyecto, como las capacitaciones, hacer cambios involucra tiempos y costos adicionales y confunde a los usuarios finales.

Pensar que la implementación de un ERP es un proyecto de sistemas y no visualizarlo como un proyecto integral y estratégico para el crecimiento de la organización, que incluye no sólo recursos tecnológicos y de infraestructura sino el activo más valioso, el capital humano.

Dejar la responsabilidad del proyecto en el proveedor, la implementación de un ERP lleva una corresponsabilidad clara entre la organización y  la empresa que realiza la implementación de un sistema ERP. No pierdas de vista que el resultado de la implementación de un ERP será la herramienta con la que la empresa va operar sus procesos diarios.

No asignar un líder de proyecto que tenga un nivel de jerarquía para tomar decisiones y que además tenga claros los objetivos que se persiguen con la implementación de un ERP. No se trata de asignar a la persona que está disponible para llevar las actividades del proyecto, se debe pensar en la asignación de la persona que dentro de la organización, tiene liderazgo, conoce sus procesos y puede tomar decisiones.

Falta de compromiso y de una actitud innovadora del equipo de trabajo lo cual es una realidad que durante las fases de la implementación de un ERP habrá situaciones que resolver unas más complicadas que otras, así que es importante contar con las personas adecuadas y que además conserven una actitud positiva, de conciliación y resolución de problemas. Es muy fácil caer en el lado negativo, lo interesante siempre será construir soluciones.

Evitar la confrontación cuando se trata de un asunto prioritario para la realización del proyecto como puede ser aclarar una definición, un alcance, o algo que por el contrario esta fuera de lo acordado es importante atacar estos puntos rápidamente, de forma clara, ordenada e involucrando a las personas correctas.

Falta de una metodología adecuada a las mejores prácticas que permita documentar todas las fases y acuerdos a los que se llegan. De igual manera debe haber revisiones periódicas del cumplimiento de estos acuerdos y avances.

Basarse en suposiciones, este es uno de los errores que pueden presentarse más comúnmente a lo largo de todas las fases de la implementación de un ERP,  para evitarlo es importante tener documentos  que definan los procesos con todos sus escenarios (incluyendo los no comunes), y también que especifiquen actividades y responsabilidades con nombre y apellido. Todo debe quedar por escrito y debidamente firmado.

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